Lead by Context - Bạn quyết định mọi thứ hay trao quyền cho team?

Lãnh đạo không chỉ là ra lệnh – đó là nghệ thuật định hướng và trao quyền để thúc đẩy sự phát triển chung và cho nhân viên bạn cơ hội thể hiện.

Một cụm từ rất thường xuyên được nhắc đến ở Timo đó là see the same things, có nghĩa là tất cả mọi người đều có thông tin, góc nhìn và tầm nhìn như nhau. 

Thậm chí, Timo thường tổ chức các buổi đố vui có thưởng trong các phiên họp hằng quý, đặt ra những câu hỏi xoay quanh tình hình của công ty như tốc độ tăng trưởng, chiến lược mới của quý, số lượng khách hàng, chi phí tiếp cận khách hàng mới,...

Bạn nghĩ xem, tại sao Timo lại có chiến lược này?

Tại sao Timo cho rằng tất cả mọi người đều cần phải see the same things?

Mục đích chính của see the same things là để tạo môi trường Lead by Context - Lãnh đạo Định hướng.

Mình cho rằng, đây là một mô hình quản lý rất phù hợp trong bối cảnh doanh nghiệp hiện nay, nhất là khi bạn đang làm việc trong các môi trường linh hoạt, biến động không ngừng.

Lead by Control và nỗi ám ảnh “quá trách nhiệm”

Lead by Control - Lãnh đạo Kiểm soát - là phong cách lãnh đạo quen thuộc trong nhiều công ty. Bạn sẽ đưa ra các quy tắc, quy trình và quản lý nhân viên theo đó. Quyết định càng lớn thì sẽ đẩy lên cho người có chức vụ cao hơn “duyệt”, dù thời gian chờ đợi kéo dài. 

Mình hiểu leader/manager là một công việc “khó trăm bề”, nhất là khi bạn ở level junior/mid-manager. Bạn phải làm việc trực tiếp với các bạn nhân viên, kiểm tra đầu ra công việc của các bạn ấy và hướng dẫn nếu cần. Và các bạn nhân viên cũng thường hỏi ý kiến bạn trước khi làm một việc gì hay ra một quyết định nào đó nữa.

Mình nghĩ việc này là bởi các bạn “quá trách nhiệm”. Bạn sợ nếu bạn không kiểm soát mọi chi tiết, team của bạn sẽ không hoàn thành tốt công việc. Vì vậy kiểm soát là cách duy nhất để đảm bảo công việc được thực hiện chính xác.

Đôi khi những việc đó tạo thành thói quen, khiến bạn không biết cách trao quyền hiệu quả, các bạn nhân viên thì làm gì, quyết định gì cũng phải hỏi ý bạn. Vậy là bạn phải đưa ra những chỉ thị cụ thể và giám sát chặt chẽ mọi hoạt động của team mình. Đây là kiểu quản lý mà mình nhận thấy sẽ khiến cả bạn lẫn cấp dưới của bạn cạn kiệt năng lượng.

Lãnh đạo Kiểm soát còn làm giảm khả năng tự đưa ra quyết định và tính sáng tạo của team, bởi vì các bạn ấy đã quen được cầm tay chỉ việc. Ở chiều ngược lại, nếu nhân viên không cần mà bạn cứ “cầm tay”, các bạn ấy sẽ có cảm giác rằng các bạn ấy không được tin tưởng. Đương nhiên hậu quả của những việc này là môi trường làm việc căng thẳng và năng suất đi xuống.

Lead by Context: Bạn trao quyền, team trách nhiệm hơn

Lead by Context - Lãnh đạo Định hướng là một thuật ngữ quản lý nói về phong cách lãnh đạo trao quyền, có nghĩa là bạn cung cấp đầy đủ, rõ ràng thông tin và định hướng cho các thành viên nhóm để họ tự đưa ra quyết định. Với các thông tin này, các bạn nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn mà không cần phải chờ đợi chỉ đạo, giảm thời gian trì hoãn và tăng tốc độ hoàn thành nhiệm vụ.

Ở Timo, see the same things là nỗ lực của rất nhiều manager, đặc biệt là CEO. Hằng tháng, Timo đều có những buổi nhìn lại các hoạt động kinh doanh của công ty, các bộ phận cập nhật thông tin về những dự án hay chiến dịch mà họ đang làm. Các trưởng bộ phận đều phải tham gia và có thể đưa theo các thành viên của nhóm để mọi người có thể làm tốt hơn công việc của mình. Khi không bị bó buộc bởi các quy trình, ai cũng có thể tìm ra những cách tiếp cận mới và sáng tạo để giải quyết vấn đề. Điều này giúp nhóm và tổ chức trở nên linh hoạt và dễ thích ứng với các thay đổi hơn.

Và điểm mà mình cho là quan trọng nhất khi bạn chọn phong cách lãnh đạo này là, khi tất cả mọi người đều hiểu mục tiêu và giá trị của tổ chức, họ sẽ cảm thấy gắn bó hơn và có tinh thần đóng góp hơn cho công việc chung. Trao quyền sẽ tạo nên tinh thần trách nhiệm, chứ không phải là các quy định hay nội quy.

Như một bài viết cũ của mình, thì tất cả chúng ta đều nên là builder của team chứ không phải chỉ làm đúng title của mình. Lãnh đạo Định hướng sẽ giúp cho team bạn làm được như vậy.

Để Lead by Context thành công, bạn cần…

Truyền đạt đến nhân viên đầy đủ thông tin, giá trị và mục tiêu chung

Để có thể làm tốt công việc thì các bạn nhân viên cần phải nắm toàn bộ những thông tin quan trọng liên quan đến công việc, bối cảnh, những gì đã và đang xảy ra và đặc biệt là định hướng của công ty.

Mọi cấp manager ở Timo luôn cố gắng quyết liệt để đặt câu hỏi về cái gì đang được tất cả nhìn thấy và cái gì thì không. Tất cả là để mọi người có thể có context rộng nhất có thể. Thay vì đụng chuyện mới tìm hiểu, tụi mình luôn tìm cách để mọi người nắm được những điều này để khi cần là các bạn có thể lấy ra xài ngay.

Ví dụ như, một bạn làm ở bộ phận CSKH nhận được phàn nàn từ khách hàng là sản phẩm không tốt. Nếu sếp của bạn là người lãnh đạo định hướng, bạn ấy sẽ nắm được kim chỉ nam của công ty và đối xử với khách hàng theo định hướng đó. Nếu trong thời điểm đó, công ty muốn tập trung tăng độ hài lòng của khách hàng, thì bạn ấy sẽ ưu tiên làm khách hàng hài lòng cho dù có thể làm công ty có một chút thiệt thòi. Không thể một bên phòng Marketing ra sức quảng cáo “công ty tui đặt khách hàng lên hàng đầu”, một bên CSKH trả lời cụt lủn và từ chối giải quyết vì… “khách không kiểm tra kỹ khi mua” đúng không!

Xây dựng môi trường làm việc đề cao tính học hỏi

Lãnh đạo Định hướng là cách đưa ra định hướng, thông tin cần thiết và rồi trao quyền quyết định cho người trực tiếp đối diện vấn đề, chứ không phải là một ông sếp ngồi ở văn phòng và chỉ đạo từ xa. Và tất nhiên, để đến bước này thì bạn phải có nền tảng là team của bạn đã nắm vững các kỹ năng cần thiết, hoặc khả năng học hỏi tốt để nắm bắt được vấn đề.

Vậy nên, bạn cần thường xuyên trao đổi với team để chia sẻ những điểm các bạn cần cải thiện, điểm mạnh gì có thể phát huy và có góc nhìn mới nào hay không. Bạn cũng có thể đề xuất với công ty cho team tham dự các buổi workshop, chia sẻ nội bộ, các khóa học ngắn hạn, ...

Quan trọng hơn nữa, bạn phải đảm bảo được việc truyền đạt định hướn, chiến lược công ty, cũng như hoàn cảnh hiện tại, những mục tiêu quan trọng công ty đang hướng đến. Context - hay chính xác hơn là có đủ dữ kiện, sẽ giúp cho nhân viên bạn biết họ cần phải làm gì trong các tình huống cụ thể. Hoặc kể cả khi đó là tình huống mới, họ cũng có đủ thông tin để biết phải “giải” bài toán này như thế nào là tốt nhất.

Mình còn biết có một số công ty còn tạo cơ hội để nhân viên luân chuyển làm việc trong các phòng ban liên quan để có thể có góc nhìn bao quát hơn về sản phẩm, dự án. Hoặc họ tổ chức những buổi chia sẻ góc nhìn, cùng nhau tranh luận về một chủ đề để mọi người cùng giúp phát triển và gắn kết hơn.

Nếu chưa từng ra quyết định, nhiều bạn sẽ rụt rè và thiếu tự tin, dù bạn ấy dư sức giải quyết vấn đề. Cho nên, trong công việc hằng ngày, leader cần khuyến khích các bạn chia sẻ quan điểm, giao tiếp cởi mở. Khi nhân viên mắc lỗi, bạn cần phản hồi tích cực, giúp họ học hỏi để tránh lặp lại lỗi sai chứ đừng chỉ trích. Nhiều lúc bạn cũng phải làm “ví dụ” để nhân viên hiểu bài toán đó nên được giải quyết theo cách nào. Hoặc phải đưa ra chuẩn mực (standard) để giúp nhân viên biết được mình phải làm tốt hơn để đạt được mong đợi.

Quan trọng nhất là phải cho các bạn biết các bạn luôn có cơ hội học hỏi và thực sự cho các bạn ấy cơ hội để các bạn nắm vững công việc của mình. Khi đó thì bạn có thể lùi lại, là nhường lại “đất diễn” cho nhân viên mình tiếp tục thể hiện và phát huy.

Không có mô hình nào là tốt nhất – hoặc, cả hai đều là tốt nhất

Không có một mô hình nào là tốt tuyệt đối. Tùy theo tính chất ngành hoặc chuyên môn cũng như quy mô mà bạn có thể lựa chọn mô hình phù hợp.

Lãnh đạo Kiểm soát cần được áp dụng trong những ngành hoặc bộ phận yêu cầu sự chính xác cao, tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình và quy định. Mô hình này cũng phù hợp với những công việc dựa vào kinh nghiệm, cần được duyệt từ trên xuống.

Còn nếu công ty bạn thuộc ngành có nhiều biến động hoặc team của bạn phải làm việc trực tiếp với bên ngoài thì Lãnh đạo Định hướng sẽ phù hợp hơn. Mô hình này phù hợp với các môi trường sáng tạo, đổi mới liên tục như công nghệ, marketing và các ngành dịch vụ.

Tuy nhiên, không có một tổ chức/nhóm nào không cần quy trình, kiểm soát; cũng như không có một đội ngũ nào không cần sự linh hoạt. Sẽ có một số đầu việc cần Lãnh đạo Kiểm soát, và cũng có một số đầu việc cần Lãnh đạo Định hướng. Bạn có thể kết hợp cả hai mô hình này lại với nhau, tận dụng những ưu điểm tốt nhất của cả hai.

Nhưng mình cho rằng, điều quan trọng nhất mà mỗi người manager/leader cần hướng tới là see the same things - để tất cả đều thấy những điều giống nhau.

–

Đội ngũ của bạn có see the same things chưa?

Hãy chia sẻ định hướng với đội ngũ để xem điều bất ngờ gì sẽ đến nhé!

Nếu bạn có những góc nhìn khác về chủ đề này thì cho mình comment bên dưới nha!